Hvilke funksjoner bør et kvalitetssystem inneholde?

Hvilke funksjoner bør et kvalitetssystem inneholde?

Bjørn Erik Fjeldstad

28. nov 2022 | 7 min read

Et kvalitetssystem skal inneholde det du trenger for å sikre dokumentasjon, sporbarhet og styring i byggeprosessene i bedriften din, enten du driver enkeltmannsforetak eller en stor virksomhet.

Hvorfor er et digitalt kvalitetssystem en god ide?

Det er fortsatt vanlig å ha manuelle kvalitetssystemer i bygg- og anleggsbransjen, og kanskjed du er en av de som ser papirbunkene bygge seg opp og som igjen og igjen må ta i et tak for å få arkivert dokumentasjonen på riktig sted?

Hvis du kjenner igjen problemstillingen med at forskjellige deler av prosessen med kvalitetssikring foregår manuelt, eller hvis du synes du har lite oversikt fordi de forskjellige prosessene foregår i mange forskjellige systemer, løsrevet fra hverandre - så les videre! 

Et kvalitetssystem er antakelig akkurat det du trenger, og her får du vite mer om hvilke funksjoner et slikt system bør ha for å støtte opp under arbeidsprosessene dine og sikre de skriftlige, lovpålagte rutinene slik at alt er samlet på ett sted og gir deg enkel oversikt over prosjektene dine.

10 funksjoner i et kvalitetssystem som gjør hverdagen enklere: 

1.Timer

Timeføring på ark hører kanskje fortiden til, men det er ikke uvanlig at timeføring skjer i et eget system knyttet til økonomiavdelingen. Dette gjør det vanskeligere enn nødvendig for deg å få full oversikt over hvor mye tid som er ført på hva i et prosjekt, og innebærer ekstra arbeid og flere manuelle prosesser for å få oversikt over økonomien i prosjektet. 

Med et kvalitetssystem som gir mulighet for timeregistrering og timeoversikt på de enkelte oppgavene i det enkelte prosjektet, blir det enkelt å ta ut en prosjektrapport med full oversikt over timebudsjett og prosjektplassering. I tillegg bør eksport av de ansattes timeregistrering fra kvalitetssystemet til økonomiavdelingen være enkelt. 

Det bør også være enkelt for den enkelte ansatte å føre timer “on the go” imens jobben pågår, for det å huske på hva man har jobbet med når i løpet av en dag, i ettertid, er alltid vanskelig og blir sjeldent riktig.  Les mer om timeregistrering her.

2.Sjekklister

Sjekklister er den beste måten å holde kontroll over prosjekter på, og sikrer at de samme tingene gjøres på samme måte hver gang. Et kvalitetssystem bør inneholde komplette sjekklister med maler tilpasset alle bransjer som enkelt bør kunne egendefineres og tilpasses.  Les mer her

3. Bilder

Den enkleste formen for dokumentasjon av sjekkpunkt og avvik, er bilder, og en sånn type funksjonalitet gir deg full kontroll og dokumentasjon av alt utført arbeid på byggeplassen. Du bør kunne ta bilde med mobilkamera eller ha mulighet for å legge inn kamerarull bilder på telefonen eller fra desktop. Les mer om bilder her

4. Avvik

Avvikshåndtering med varsling bør være en del av systemet, slik at avvik kan registreres, dokumenteres enkelt med bilder og kommentarer.  Du kan lese mer om avvik her 

5. Filer

Et kvalitetssystem bør la deg ha alle filene knyttet til et prosjekt, liggende på ett sted - prosjektfiler, bedriftsfiler og brukerfiler som kun er synlig for den enkelte og personaladministrator.  Les mer om filhåndtering 

6. Prosedyrer

Prosedyrer må kunne legges inn i kvalitetssystemet, for å sikre full oversikt for de ansatte. Lar systemet deg tildele prosedyrer, legge inn prosedyrer direkte i et prosjekt, se revisjonshistorikken og lage dine egne prosedyrer? Det vil forenkle hverdagen din betraktelig! Vil du lese mer om prosedyrer ? kan du gjøre det her.

HGM02325

7. Skjema

Å kunne fylle ut Risikovurdering, Stillasskjema eller SJA (Sikker Jobb Analyse) bør være enkelt, og bør kunne signeres der og da i en mobilløsning. I tillegg kan det lønne seg at andre skjemaer som brukes i bransjen er lett tilgjengelige ved behov. Dette bør ligge som en funksjonalitet i kvalitetssystemet du velger.

8. Ordre

Å kunne registrer og opprette ordre fra eget vareregister når du er på byggeplassen gjør hverdagen enklere. Det skal være like lett å opprette ordre på mobil som på desktop, og du bør blant annet kunne sende ordren på e-post fra systemet, legge til leverandør og varelinjer, legge til egendefinerte statuser og prislister, i tillegg til å sette opp rapporter, statistikk og timelister på ordrene dine. 

9. Befaring

Har kvalitetssystemet du velger deg de riktige funksjonene for befaring, kan du spare deg mye tid både før, under og etter befaringen. Med muligheter for å ta bilder, tegne og rapportere avvik, få tilbakemeldinger fra underentreprenør direkte i systemet og signatur etter endt befaring, får du mulighet for å beskrive oppgavene på byggeplassen uten at du må gjøre masse etterarbeid. Les mer om befaring her

10. Tilgangsstyring

Særlig i store prosjekter er tilgangsstyring viktig. Dette er en type kontroll som lar deg bestemme hvem som skal se og ha tilgang til hvilken informasjon inne i kvalitetssystemet ditt. På den måten blir det mulig å invitere inn for eksempel kommuner, underentreprenører eller andre aktører i prosjektet ditt og gi dem tilgang til akkurat den informasjonen de trenger.

Oppsummering

Et kvalitetssystem gir deg oversikt over bygg- og anleggsprosjektene dine. Det er viktig å tenke nøye gjennom hvilke funksjoner du har behov for før du velger leverandør, slik at behovene dine i prosjekter kan dekkes av ett system. På den måten unngår du å sjonglere med informasjon på tvers av systemer, på papir og andre steder, og du vil oppleve at dokumentasjon, sporbarhet og styring i byggeprosessene i bedriften din, vil være enklere og mer oversiktlig.