Hvordan jobbe smart med sjekklister i store prosjekter?

Sjekklister hjelper bedriften din å jobbe raskere og mer systematisk. De sørger for at bransjeforskrifter og regelverk blir fulgt, men hjelper deg også å systematisere den verdifulle dokumentasjonen på utført arbeid. En av de mest populære funksjonene i ethvert kvalitetssystem!

Sjekklistefunksjoner gir deg mulighet til å ha sjekklister på alle typer arbeidsprosesser i bedriften, fra HMS-rutiner som kvalitetssjekk av underleverandører og retningslinjer rundt sykdom, til fysiske arbeidsoppgaver som flikkbefaring og rydding av arbeidssted etter utført arbeid.

Det er ingen begrensninger på hvor mange sjekklister du kan ha på hvert prosjekt, og du kan tilpasse innholdet slik at sjekklistene passer arbeidet du utfører. Får du tilsyn er det fort gjort å hente ut dokumentasjon som viser hvilket arbeid som har blitt gjort, og at arbeidet har blitt kontrollert.

Les mer om sjekklister fra Kvalitetskontroll

Hvordan kan jeg opprette mange sjekklister på mest effektive måte?

Til større prosjekter er det en fordel å ha muligheten til å kunne duplisere sjekklister med få tastetrykk. For eksempel et prosjekt med tre ulike bygg, ti etasjer i hvert bygg, og fem leiligheter i hver etasje. I stedet for å måtte opprette sjekklister til hvert av disse rommene separat, kan man enkelt plassere ut de samme sjekklistene til alle like rom i alle tre byggene samtidig. Alle de 150 badene får da de samme sjekklistene samtidig.

På denne måten vil arbeidet med å opprette sjekklistene bli mye enklere, samtidig som man sørger for beholde oversikten og kontrollen på fremdriften. Dette er veldig viktig for å sikre den samme gode kvaliteten i hele prosjektet.

Vi i Kvalitetskontroll har duplisering av sjekklister som standard i vår løsning, fordi vi har sett at det er en mulighet som betyr mye for kunder med store prosjekter som krever god oversikt og raske prosesser.

I denne artikkelen kan du lese mer om hvilke funksjoner et kvalitetssystem bør inneholde

Finnes det ferdige sjekklistemaler jeg kan bruke? 

Når du skal bestemme hvilke sjekklister du skal ha i prosjektene dine, har du tre valg. Du kan enten bruke de forhåndsdefinerte og bransjetilpassede malene som allerede ligger i systemet, eller ta utgangspunkt i de ferdige malene, men tilpasse dem slik at de passer bedre til ditt bruk, eller så kan du opprette dine helt egne sjekklister, basert på behovene og ønskene til din bedrift. Du kan selvsagt få hjelp til dette av leverandøren av kvalitetssystemet. Det tar ofte ikke mer enn noen minutter å sette opp sjekklister.

Er dere for eksempel en tømrerbedrift, og ønsker å bruke en ferdig sjekkliste, så velger du malen for tømrere. Er dere en elektrikerbedrift, så velger du malen for elektrikere. I malene ligger det ferdige sjekkpunkter som er satt opp basert på de gjeldende forskriftene for den aktuelle bransjen. Følger du disse sjekkpunktene, kan du være sikker på at du kvalitetssikrer arbeidet ditt i henhold til forskriftene.

Hvilke parametre er det i sjekklistene?

I oversikten over sjekklister ser man først og fremst navnet på sjekklisten, hvilken type sjekkliste det er snakk om, tidspunktet for når sjekklisten ble opprettet og hvor langt man er kommet på sjekklisten. I tillegg ser man om det er registrert avvik i tilknytning til sjekklisten og om det er lagt inn noen bilder.

All ny aktivitet og alle endringer blir registrert med dato og navnet på den som har utført aktiviteten. Dette gir bedriften full oversikt og sporbarhet gjennom hele prosjektet, og forenkler arbeidet med å finne detaljer om hvem som har gjort hva, og når de har gjort det.

Inne på hver enkelt sjekkliste har man, i tillegg til en beskrivelse av selve sjekkpunktet, mulighet for å legge inn koblinger til ulike prosedyrer eller regelverk som er relevante for det aktuelle arbeidet. Dette er noe som Arbeidstilsynet er opptatt av ved tilsyn, og det sparer den ansatte for tid som han ellers ville brukt til å lete opp informasjonen.

I sjekklisten er det også enkelt å legge inn bilde av eventuelle avvik og skrive inn en kommentar, kort eller lang. Avvik som legges inn i sjekklisten blir automatisk også lagret i avviksmodulen.

Når sjekkpunktet er ferdig utført, kan det signeres av en eller flere personer og låses.

Har du store prosjekter som trenger gode sjekklister?

Det viktigste å tenke på hvis du vil sikre deg gode og tidsbesparende sjekklister er altså muligheten til å kunne duplisere sjekklistene enkelt til flere deler av prosjektet. I tillegg er det lurt å sjekke at systemet tilbyr ferdige maler tilpasset bransjen din, slik at du kan spare tid og ressurser på å lage sjekklister selv. God og tett oppfølging fra leverandørens side er også i mange tilfeller helt avgjørende for hvordan du vil oppleve bruken av kvalitetssystemet og alle dets funksjoner.

Har du ikke skaffet deg et kvalitetssystem enda? Les artikkelen «Hvorfor trenger jeg som er i bygg- og anleggsbransjen å ha et kvalitetssikringssystem?»