Hvorfor trenger jeg som er i bygg- og anleggsbransjen å ha et kvalitetssikringssystem?

Hvorfor trenger jeg som er i bygg- og anleggsbransjen å ha et kvalitetssikringssystem?

Bjørn Erik Fjeldstad

28. nov 2022 | 4 min read

Å sikre dokumentasjon av prosjektene dine blir viktigere og viktigere, men hvordan kan du være trygg på at alle dokumenterer arbeidet sitt på en oversiktlig og sporbar måte?

Et kvalitetssikringssystem lar deg dokumentere rutiner og prosesser slik at du har god oversikt og kan spore all aktivitet i prosjektene til bedriften din, i tillegg til at du kan være trygg på at lovpålagte krav blir fulgt.

Krav til rutiner for kvalitetssikring

Byggesaksforskriften sier i kapittel 10 “Krav til kvalitetssikring” at “Alle foretak som erklærer ansvarsrett eller søker om sentral godkjenning skal ha skriftlige rutiner for kvalitetssikring som tilfredsstiller krav gitt i eller i medhold av plan- og bygningsloven”.

For å få ansvarsrett, som er et tiltak du må søke om, er det altså et krav at du har et system som lar deg dokumentere virksomhetens aktiviteter

De senere årene har Direktoratet for Byggkvalitet oftere og oftere foretatt tilsyn, og det er en trend som ikke ser ut til å avta med det første. Dette gjør det viktigere enn noensinne å ha oversikt over at de lovpålagte kravene til kvalitetssikring er oppfylt. 

Med et digitalt kvalitetssikringssystem kan du være trygg på at du har full kontroll over prosjektdokumentasjonen din.

Digital kvalitetssikring forenkler hverdagen

Det er vanlig å ha manuelle prosesser for kvalitetssikring, og dette innebærer noen ulemper. 

De største ulempene med manuelle prosesser er tidsforbruk, reisekostnader og kontorrekvisitter. Klassiske eksempler på dette er å gjennomføre fysiske møter for å gå gjennom endringer av bedriftens prosedyrer, behandle avvik og sørge for at alle sjekklister havner tilbake på kontorpulten. Alle disse prosessene er både tidkrevende og kostbare. 

Der prosessene er mer digitaliserte finnes det kanskje flere systemer de ansatte må inn i for å få ført alt fra timer til avvik, og når du skal rapportere må du trekke ut informasjonen du trenger fra flere steder. 

Et enkelt og brukervennlig kvalitetssikringssystem skal kunne gi deg tilgang både fra kontoret og når du er ute og på farta og lar deg jobbe systematisk med prosjektene dine. Prosessene dokumenteres mens de foregår, istendenfor at du sitter på kontoret på slutten av dagen og oppsummerer det som har skjedd. 

Kommer det tilsyn er det enkelt å hente ut den informasjonen og de rapportene du har behov for, og du har full oversikt over hvem som har gjort hva og når. 

I tillegg vil et kvalitetsikringssystem kunne gi deg en fordel i forhold til kundene dine. 

Ved ferdigstilt prosjekt kan du overlevere dokumentasjon på alt som er gjort og gi det lille ekstra som gir kunden den tryggheten og oppfølgingen de trenger. 

Skulle du få en reklamasjon lar systemet deg enkelt hente ut rapporter som svarer på reklamasjonen og viser fram hva som er gjort, av hvem og når. 

HGM01663

Tilpasning av kvalitetssystemet sikrer rutinene dine

Hvis du kjøper kvalitetssikringsrutiner fra en systemleverandør, sier Byggesaksforskriften at systemet må implementeres og tilpasses ansvarsområdene eller godkjenningsområdene til bedriften.

Skal du implementere et digitalt kvalitetssikringssystem, er det viktig at du får den hjelpen du trenger til å sette opp systemet sånn at det passer til ditt teams’ måter å jobbe på, og dine rutiner. Du bør også få tilgang på konsulenter som kan alt det tekniske i tillegg til lovverket, og som kan hjelpe deg å sette opp systemet slik at det passer for akkurat din bedrift.  

Konsekvensen av å kjøpe et system uten å sette det opp riktig, er i sin ytterste konsekvens at du kan miste både ansvarsrett og/eller sentral godkjenning.

Oppsummering

Med et digitalt system for kvalitetssikring kan du være trygg på at du oppfyller alle lovpålagte krav når det kommer til KS, og at du har dokumentert prosjektene dine på en måte som gjør det enkelt å rapportere til tilsynsmyndighetene ved kontroll.