Bjørn Erik Fjeldstad
13. mar 2023 | 8 min read
God, gammeldags klasseromsundervisning går aldri av moten. Legger du til et interessant tema, en engasjert «lærer», gode kolleger og praktiske oppgaver, blir resultatet et arrangement som deltakerne får både faglig og sosialt utbytte av.
Hvordan fungerer en workshop med Kvalitetskontroll?
Når en kunde har bestilt en workshop av oss, tar vi aller først et oppstartsmøte med dem. Der går vi gjennom hva som er bakgrunnen for ønsket om en workshop, hvilke utfordringer og behov kunden har, hva de ønsker å oppnå med en workshop og hvem de ønsker skal være med. Dette vil gjøre det enkelt for oss å sette opp en god og detaljert kjøreplan som er spesialtilpasset kunden.
Når kjøreplanen er satt er neste steg å avtale tid og sted. Som oftest kommer vi til kunden for å møte dem på deres hjemmebane, men noen ganger er det ønskelig eller mer praktisk å leie et eksternt lokale med god plass til alle. Denne løsningen er gjerne et kjærkomment avbrekk for deltakerne.
Lengden på en workshop varierer, men en standard workshop går over en normal arbeidsdag. Noen kunder ønsker en kortere workshop, mens andre ønsker en workshop som går over flere dager. Dette kommer vi frem til en god løsning på i samarbeid med kunden.
Hva gjennomgår vi på en workshop?
Kjøreplanen som er bestemt i forkant avgjør hva som skal gjennomgås. Hvem som skal delta spiller også en rolle. Mange bedrifter vil ha workshop med både brukere av systemet, administratorer og prosjektledere, og noen ønsker bare workshop for én eller to av disse gruppene, enten samlet eller hver for seg. Det vil derfor variere fra kunde til kunde hvilke tema vi legger mest vekt på.
Typisk hovedtema for sisteleddsbrukere av kvalitetssystemet er god bruk av mobilversjonen ute på prosjekter. Her går vi blant annet gjennom funksjoner som sjekklister, avviksregistrering, bildehåndtering, skjema som Risikovurdering og SJA-utfylling og signering, lese prosjektfiler som PDF-tegninger m.m.
For administratorer fokuseres det som oftest på bedriftsdelen av kvalitetssystemet, med vekt på myndighetskrav til dokumentasjon, HMS, dokumentstruktur, prosedyrer og maler.
For prosjektledere er det mest relevant med veiledning i riktig prosjektoppsett i kvalitetssystemet, med spesielt fokus på å delegere prosjekttilgang, legge inn sjekklister og prosjekttilpasse disse, aktivere avvik/RUH-automatiske varsel på prosjektet til prosjektansvarlig, legge filer som f.eks. tegninger inn i prosjektet m.m.
Les også: Hvordan jobbe smart med sjekklister i store prosjekter?
Når bør du ha workshop med Kvalitetskontroll?
En workshop med fokus på riktig og god bruk av kvalitetssystemet vil alltid være strategisk smart å gjennomføre i bedriften din. Men vi har erfart at det ved visse tilfeller kan være ekstra viktig.
Det ene tilfellet er før du tar i bruk kvalitetssystemet vårt for første gang. Da har de ansatte i bedriften din en gyllen mulighet til å lære seg systemet skikkelig og få på plass gode rutiner og vaner helt fra starten. Det vil gjøre bruken av kvalitetssystemet lettere og mer effektiv senere.
Et annet tilfelle er hvis du har brukt kvalitetssystemet vårt en god stund, men føler at de ansatte jobber i systemet på ulike måter, og noen jobber kanskje på veldig lite effektive måter. Dette fører til dårlig og ujevn utnyttelse av systemet, og kan i verste fall føre til feil og mangler i dokumentasjonen.
Et tredje tilfelle er hvis du har hatt et tilsyn og fått påpekt for eksempel feil i interne rutiner eller mangler i dokumentasjonen. Da er det lurt å stikke fingeren i jorden og ta en workshop med de ansatte for å finne ut hvilke områder du kan og bør forbedre bruken av kvalitetssystemet på.
Les også: Hvem kan jeg spørre når jeg trenger hjelp i en tilsynssak i byggebransjen?
Andre tilfeller det kan være lurt å ta en workshop er ved nyansettelser i bedriften eller hvis bedriften har fått nye, store kontrakter fra aktører som stiller andre og større krav til dokumentasjon.
Hva koster en workshop?
Workshop er en tjeneste vi tilbyr, og vi har som regel fastpris på en standard workshop. I noen tilfeller (KS-Premium) er workshop inkludert i produktpakken vi tilbyr kunden. Det som er viktig å huske på er at face-to-face opplæring på denne måten ikke bare er en kortsiktig løsning på en utfordring du har, men også en langsiktig investering i kompetanse og effektivitet i ditt arbeid med å møte kravene til både kvalitetssikring og HMS-dokumentasjon i dine prosjekter.
Du kan lese mer om våre produkter og pakker her
Hvorfor skal du ha workshop med Kvalitetskontroll?
I etterkant av alle workshops vi har gjennomført for våre kunder, sender vi ut spørreskjema for å få ærlige tilbakemeldinger på den tjenesten vi tilbyr. På en skala fra 1 til 5, der 5 er best, er 4,7 den laveste scoren vi har fått. I tillegg får vi gjennom disse spørreskjemaene svært mange positive tilbakemeldinger fra kunder som er strålende fornøyd og gladelig anbefaler oss til andre.
Slike gode kundereferanser er verdifulle bekreftelser på at vi har et godt opplæringsopplegg for bedrifter som ønsker å få mest mulig ut av sitt kvalitetssystem. Både for å styrke posisjonen sin som en seriøs aktør i markedet overfor kunder og konkurrenter, og for å få en så effektiv, smidig og veldokumentert arbeidshverdag som mulig for alle ansatte.
Les også: Hvorfor trenger jeg som er i bygg- og anleggsbransjen å ha et kvalitetssikringssystem?
Oppsummering
Med en workshop fra Kvalitetskontroll får din bedrift muligheten til å gi arbeidet med kvalitetssikring en skikkelig kickstart, enten du er helt ny kunde hos oss eller har vært kunde lenge. Med en spesialtilpasset kjøreplan, fysisk tilstedeværelse som sikrer god toveiskommunikasjon og relevante praktiske oppgaver som skal løses, ligger det meste til rette for en vellykket workshop.
Ta kontakt med oss for mer informasjon om workshop i din bedrift!
